Être autocrate

Avant l’événement:

-Définir votre concept d’événement (il faut se renouveler un peu tout en conservant nos traditions!).

-Trouver une salle. S’il y a un rabais pour les OSBL: notre # d’organisme de la ville de Québec est le « SD019 ». Ne rien confirmer avant que le tout soit approuvé par la curie (le bureau des officiers). -Choisir une date selon le calendrier des autres événements près de nous (IDD, Dragonet, Rives et Boisé surtout) et selon la disponibilité de la salle trouvée.

-Trouver un cook et lui demander un prévisionnel des coûts par personne.

-Monter un budget provisoire (vos dépenses fixes et variables, vos revenus, le break-even point (combien de personnes pour rentrer dans nos frais?)).

-Proposer le budget à la curie (ça peut même se faire par email).

-Après approbation de la Curie, réserver la salle (acompte). Le mieux est de demander un chèque d’acompte à l’échiquier.

-Aller chercher le permis de boisson (boul. Charest, société des alcools et des jeux du Québec) si nécessaire. (Plus d’info au bas de la page)

-Poster l’événement sur le site du East (donc dans le pikestaff; noter qu’il y a un délai de 2 mois pour la parution dans le pikestaff). Ne pas oublier de mentionner la NMS, que les coûts sont en devises canadiennes et donner les coordonnés complètes.

-Faire de la publicité (sur les mailing list, lors de d’autres événements, le bouche à oreilles, etc.). Assurez-vous de faire un rappel 1 semaine avant l’événement.

-Trouver des responsables pour les diverses activités de l’événement (ne pas oublier une équipe pour le montage et démontage de la salle, mais aussi les marshals, le troll, les tokens, l’animation, passer chercher le stock au maizerets, etc., etc.).

Pendant l’événement:

-Arriver en premier, partir le dernier, c’est vous le responsable!!!

-Trouver des volontaires pour les multiples taches de la journée (set-up, montage et démontage de la cour, montage du festin, services, ménage, vaisselle)

-Veuillez à respecter le contrat de location de la salle et les normes de sécurité.

-Être fonctionnel et disponible durant l’événement pour les urgences (ne pas trop boire).

-Récupérer les objets oubliés/trouvés.

Après l’événement:

-Essayer de trouver les propriétaires des objets trouvés.

-Préparer le rapport de NMS et l’envoyer à l’échiquier de la Baronnie qui le vérifiera avant de l’envoyer à l’échiquier de la région et du Royaume. (max 2 sem. après événement)

-Envoyer les waivers à la députée des Northern shores (voir l’adresse dans le Pikestaff).

-Finaliser le budget, récupérer les factures et envoyer rapport financier au sénéchal et à l’échiquier de la Baronnie. Ce dernier le vérifiera avant de l’envoyer à l’échiquier de la région et du Royaume. (max 1 mois après l’événement).

-Faire émettre un mandat postal en devise US pour envoyer la NMS au Royaume. (max 1 mois après l’événement)

-Faire un debriefing à la prochaine curie (profit ou déficit, point forts, points faibles, etc.).

Félicitations!! Vous avez terminé!

Quelques infos qui pourrait être utiles…

La NMS ne s’applique qu’au tarif plein (adulte) pour les tarifs réduits (enfants et ado) il n’est pas nécessaire de l’ajouter.

Liste du stock disponible au domaine Maizeret (non exhaustive)

Tiki torches

Bols (métal, bois, plastique) de tailles diverses

Ustensiles de service

Linges à vaisselle et guenilles

Savon et bacs à vaisselle

Trousse de premiers soins

Walkie-talkie

Nappes

Petites lanternes

Plein d’autres choses !!

Permis de réunion (Alcool) (2009)

RACJ : Service à la clientèle              – QUÉBEC

Adresse civique :

Régie des alcools, des courses et des jeux

Service à la clientèle

560, boulevard Charest Est

QUÉBEC(Québec)

G1K 3J3

Information :

Téléphone : 418 643-7667 ou 1 800 363-0320

Télécopieur : 418 643-5971

Courriel : racj.quebec@racj.gouv.qc.ca

Internet : www.racj.gouv.qc.ca

Heures d’ouverture

Lundi au vendredi : 8 h 30 à 16 h 30

Note :

Entre 12 h et 13 h ainsi qu’après 16 h, les spécialistes ne sont pas disponibles pour rencontrer la clientèle; toutefois, il est possible de déposer ou d’obtenir des documents et des formulaires.

Local Scout de Château d’Eau (2009)

29, rue du Golf

Loretteville (Québec)

Responsable: Kathleen Rossignol

Pagette : (418) 647-8449 (Préfère qu’on utilise la pagette)

Résidence : (418) 845-9885

Adresse : 15 651 boul. Valcartier, Loretteville

No de la salle : 879006-999 (pour permis d’alcool)

No de tel de la salle :  (418) 845-0732

En 2007 : 150$

1^er dépôt : 20 $ (pour garantir la salle)

Caution : chèque de 200$ qui sera déchiré lors de la remise des clés si on a rien brisé

20$ pour annulation

Aller chercher la clé le lundi avant l’événement

Les rapporter le lundi après

On a la salle de 10am à 2am

Déneigeur : André Cloutier (842-0967)

Contact pour salle centre loisir St-Roch (cuisinette seulement) (2009)

Nancy Dupont
Technicienne en loisir
Division de la Culture, du loisir et de la vie communautaire

Ville de Québec
Arrondissement La Cité
399, rue Saint-Joseph Est, 4e étage
Québec (Québec)  G1K 8E2
Téléphone : (418) 641-6101, poste 2984
Télécopieur : (418) 641-6673
nancy.dupont@ville.quebec.qc.ca

Contact pour Domaine Maizeret (pas de cuisine) (2009)

Michèle Thivierge

Commis spécialisée

Ville de Québec

Arrondissement Limoilou

1310, 1^re Avenue, Bureau 200

Québec (Québec)

G1L 3L1

418-641-6601 poste 3639